Artikel 1 – Definities
In deze Algemene Voorwaarden Beursdeelname The Halal Village Festival (hierna genoemd: ‘Voorwaarden’) wordt verstaan onder ‘Beurs’: The Halal Village; ‘Organisator: The Halal Village BV., ‘Exposant’: iedere natuurlijke of rechtspersoon met wie de Organisator onderhandelt over de totstandkoming van een Overeenkomst; ‘Overeenkomst’: de tussen Organisator en Exposant gesloten overeenkomst ter zake van deelname aan de Beurs, alsmede elke wijziging daarvan of aanvulling daarop; ‘Expositieruimte’: Utrecht Koninklijke Jaarbeurs, Jaarbeursplein 6 Utrecht.
Artikel 2 – Toepasselijkheid
Deze Voorwaarden maken deel uit van de Overeenkomst en zijn van toepassing op alle daarmee verband houdende (rechts)handelingen tussen Organisator en Exposant. De toepasselijkheid van enige specifieke of algemene voorwaarden of bedingen van Exposant of derden wordt door Organisator uitdrukkelijk van de hand gewezen.
Artikel 3 – Algemeen
De Beurs vindt plaats op 7 en 8 december 2024 in de Koninklijke Jaarbeurs, Jaarbeursplein, Utrecht. Op zaterdag 7 december is de beurs geopend van 11.00 uur tot 20.00 uur en zondag 8 december van 11.00 uur tot 19.00 uur. Organisator heeft het recht eenzijdig de openingstijden aan te passen.
Artikel 4 – Totstandkoming overeenkomst
Een Overeenkomst komt slechts tot stand indien en voor zover Organisator een aanmelding van Exposant voor deelname aan de Beurs schriftelijk aanvaardt. Organisator behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om na inschrijving deelname aan de beurs te weigeren, zonder opgaaf van redenen en zonder dat daaruit enige aanspraak voor de inschrijver kan ontstaan.
Artikel 5 – Verplichtingen van Organisatie
Organisator draagt zorg voor de voorbereiding en organisatie van de Beurs, het verzorgen van publiciteit omtrent de Beurs, de huur van de expositieruimte, beveiliging, de aanwezigheid van een secretariaat en het (doen) leveren van standaard standruimtes. Uitsluitend de Organisator wijst aan de Exposant een standruimte toe in de Expositieruimte, waarbij zoveel mogelijk rekening wordt gehouden met wensen van Exposant. Organisator behoudt zich het recht voor om aan Exposant een grotere of kleinere standruimte toe te kennen dan om toewijzing waarvan Exposant heeft verzocht, zonder dat daaruit enige aanspraak van Exposant kan ontstaan.
Artikel 6 – Verplichtingen van Exposant
Exposant zal de deelnemingsom voldoen overeenkomstig het daaromtrent bepaalde in artikel 11. Exposant dient de gehuurde standruimte tijdig in te richten en af te breken overeenkomstig het daaromtrent bepaalde in artikel 7. Exposant zal de aan hem toegewezen standruimte uitsluitend voor expositie doeleinden gebruiken; gedurende de openingstijden van de Beurs toezicht op zijn stand houden of doen houden; binnen de toegewezen standruimte geen goederen tentoonstellen onder de naam van derden en/of promotiematerialen van derden tonen en/of verspreiden; buiten de toegewezen standruimte op geen enkele wijze exposeren, promotionele activiteiten doen plaatsvinden en/of handel drijven in de ruimste zin van het woord; de aanwijzingen van organisator en haar team en het beveiligingspersoneel opvolgen. Exposant draagt er zorg voor dat de inrichting van de stand en de door hem tentoongestelde goederen en diensten in overeenstemming zijn met alle relevante wet- en regelgeving, waaronder onder meer toepasselijke brandveiligheidsvoorschriften, gemeentelijke verordeningen en huishoudelijke reglementen van de Expositieruimte.
Organisator behoudt zich het recht voor Exposant op te dragen, indien nodig, de inrichting van zijn stand te wijzigen, hetzij in het belang van de Beurs, hetzij vanwege voornoemde wet- en regelgeving. Organisator is gerechtigd om, indien nodig, wijzigingen aan de stand te laten uitvoeren door de door Organisator gecontracteerde standbouwfirma. Exposant is verantwoordelijk voor de bijkomende kosten hiervan. Exposant is verantwoordelijk voor het gedrag van alle door hem aangestelde of onder zijn toezicht werkende personen. Organisator is gerechtigd een ieder uit de Expositieruimte te verwijderen die de orde en rust in gevaar brengt of dreigt te brengen, of die de algemeen aanvaarde normen van fatsoenlijk gedrag en goede manieren overtreedt, een en ander ter uitsluitende beoordeling van Organisator.
Organisator en haar team en leden van de bewakingsdienst hebben te allen tijde vrije toegang tot alle standruimten teneinde controle uit te oefenen of werkzaamheden te verrichten in het belang van de beurs. Exposant verleent in een dergelijk geval alle medewerking teneinde onwelkome publiciteit voor de beurs en/of organisator zoveel mogelijk te beperken.
Artikel 7 – Tijdschema opbouw / demontage
De Expositieruimte is geopend voor het opbouwen en inrichten van stands, alsmede voor het binnenbrengen van tentoonstellingsmaterialen voor vrije bouw op vrijdag 6 december vanaf 12:00 uur tot 17:00 uur. De stands dienen op zaterdag 7 december om 09:30 uur volledig te zijn opgebouwd en ingericht. Verwijderen van de tentoonstellingsmaterialen alsmede het demonteren en afvoeren van de stands dient te geschieden op zondag 8 december vanaf 19:00 uur tot 22.00. Indien Exposant bovenstaande termijnen niet nakomt, behoudt organisator zich het recht voor passende maatregelen te treffen, waaronder onder meer ontzegging van deelname aan de beurs en het demonteren en afvoeren van de stand op kosten van de exposant. Opbouwtijden kunnen zonder opgaaf van redenen door een organisator gewijzigd worden.
Artikel 8 – Annulering door Organisator
Organisator kan om zwaarwegende redenen, zulks ter hare beoordeling, de Beurs annuleren, verplaatsen en/of uitstellen, door middel van een mondelinge en/of schriftelijke opzegging en/of mededeling aan Exposant. In geval van verplaatsing en/of uitstel is exposant hieraan gebonden. Organisator is op geen enkele wijze aansprakelijk voor eventueel door Exposant en/of derden als gevolg van de annulering, verplaatsing en/of uitstelling geleden en nog te lijden schade. In geval van annulering zal organisator de op het moment van annulering reeds door Exposant voldane deelnemingssommen aan Exposant niet restitueren. In geval van overmacht geldt het bepaalde in artikel 15 en kan door Exposant geen aanspraak gemaakt worden op restitutie van reeds voldane deelnemingssommen. Organisator adviseert Exposant er zorg voor te dragen dat een annuleringsclausule is opgenomen in de eigen verzekering.
Artikel 9 – Annulering door Exposant
Exposant heeft tot drie maanden voor opbouw van de Beurs, 7 september 2024, het recht om zijn deelname aan de Beurs te annuleren, met concrete opgaaf van redenen tenzij anders schriftelijk is overeengekomen. In dit geval dient door Exposant 0% van de totale deelnamesom te worden voldaan aan Organisator. Bij annulering tot twee maanden voor opbouw van de Beurs, 7 oktober 2024, dient door de Exposant 50% van de totale deelnamesom te worden voldaan. Bij annulering na 7 november 2024 100% van de totale deelnamesom door de Exposant te worden voldaan aan Organisator. Bij annulering na de 100% annuleringsom staat voor de reeds gemaakte kosten door de Organisator en de nog te maken kosten als gevolg van de annulering. Bij annulering dient de annulering fee per direct te worden voldaan met een maximale betalingstermijn van 14 dagen.
Artikel 10 – Prijzen
Alle prijzen en overige tarieven van organisator zijn uitgedrukt in euro’s en zijn exclusief omzetbelasting (btw). In de deelnemingssom zijn begrepen de kosten van de standruimte, de huur van de expositieruimte en schriftelijk overeengekomen extra’s. Niet in de deelnemingssom zijn begrepen overige kosten als transport, laden, lossen en plaatsen van de materialen van exposant; reis- en verblijfskosten van de standbezetting; extra inrichting van de stand met bijvoorbeeld meubilair, vitrines, decoraties en extra verlichting. Organisator is gerechtigd de stijging van onder meer kostprijsfactoren aan exposant door te berekenen middels een tariefverhoging. Indien een dergelijke tariefsverhoging wordt doorberekend binnen één maand na het sluiten van een overeenkomst heeft de exposant het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen. Exposant kan geen rechten ontlenen aan de prijzen genoemd op de website.
Artikel 11 – Betaling
Tegelijk met de online inschrijving ontvangt de exposant een schriftelijke bevestiging van de gemaakte betaling. Exposant zal zich nadrukkelijk houden aan de gemaakte afspraken. Deze factuur dient direct te worden voldaan.
Artikel 12 – Aansprakelijkheid van Organisator
Organisator aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade die op enigerlei wijze voortvloeit uit enig handelen of nalaten van organisator en/of haar ondergeschikten of onder haar toezicht staande derden gedurende opbouw, afbraak en looptijd van de Beurs, of die anderszins verband houdt met de Beurs. Onder het vorenstaande zijn met name begrepen verlies, diefstal of beschadiging van materialen van exposant of derden; schade als gevolg van stroomonderbrekingen, stroomvariaties en onderbreking in verwarming en verlichting; enig letsel dat exposant of derden is overkomen of toegebracht in het kader van de Beurs; gevolgschade van exposant of derden, daaronder begrepen vertragingsschade, bedrijfsschade, vermogensschade en immateriële schade. Evenmin is organisator aansprakelijk voor de inhoud van de boodschap die door exposant tijdens de Beurs wordt uitgedragen.
Mocht de organisator toch onverhoopt aansprakelijk worden gesteld dan is de aansprakelijkheid van organisator jegens exposant te allen tijde beperkt tot maximaal tien procent van het bedrag van de overeengekomen deelneming som.
Artikel 13 – Aansprakelijkheid van Exposant
Exposant is aansprakelijk voor alle schade die op enigerlei wijze voortvloeit uit enige handelen of nalaten van exposant en/of zijn ondergeschikten of onder zijn toezicht staande derden gedurende opbouw, afbraak en looptijd van de Beurs, of die anderszins verband houdt met de Beurs. Onder het vorenstaande is met name begrepen de schade toegebracht aan standmaterialen en/of het letsel toegebracht aan personen gedurende genoemde periode in de expositieruimte.
Artikel 14 – Vrijwaring
Exposant vrijwaart organisator voor aanspraken van derden uit welke hoofde dan ook, waaronder begrepen vergoedingen van schade, kosten of rente. Meer in het bijzonder vrijwaart exposant organisator voor alle aanspraken van derden welke betrekking hebben op het gebruik door organisator van door exposant verstrekt tekst- en/of beeldmateriaal, daaronder begrepen aanspraken van derden inzake (beweerdelijk inbreuk op) intellectuele eigendomsrechten en/of voorschriften met betrekking tot het maken van reclame. Tevens vrijwaart exposant organisator voor alle aanspraken van derden, uit welke hoofde dan ook met betrekking tot verlies, diefstal of waardevermindering van goederen en/of schade en/of letsel toegebracht aan personen, welke in verband staan met de Beurs.
Artikel 15 – Overmacht
Indien organisator door een niet-toerekenbare tekortkoming niet aan haar verplichtingen jegens exposant kan voldoen, wordt de nakoming van die verplichting voor de duur van de overmachttoestand opgeschort. Onder overmacht wordt in ieder geval verstaan elke van de wil van organisator onafhankelijke omstandigheid, waardoor de nakoming van haar verplichting jegens exposant geheel of gedeeltelijk wordt verhinderd, of waardoor de nakoming van haar verplichtingen in redelijkheid niet van organisator kan worden gevergd, ongeacht of de omstandigheden ten tijde van het sluiten van de Overeenkomst te voorzien was. Tot die omstandigheden worden in ieder geval gerekend: noodtoestanden (zoals extreme weersomstandigheden, brand en blikseminslag), stakingen, ziektes, epidemieën en pandemieën, niet-nakoming door leveranciers van wie organisator bij de uitvoering van de Overeenkomst afhankelijk is (waaronder begrepen de exploitant van de Expositieruimte en het standbouwbedrijf), inbraak, telecommunicatie storingen en/of in verband met enige instructie van ter zake bevoegde autoriteiten. Indien de overmachtsituatie langer dan dertien maanden duurt hebben beide partijen het recht de overeenkomst per aangetekend schrijven geheel of gedeeltelijk te ontbinden, voor zover de overmachtsituatie die rechtvaardigt. Organisator zal dan
50% van de deelnamesom aan de Exposant terugstorten.
Artikel 16 – Verzekering
Materialen van exposant en derden, alsmede transport, vertraging, verlies, diefstal, schade en waardevermindering daarvan, persoonlijk letsel en gevolgschade zijn niet door de verzekering van organisator gedekt en organisator is hiervoor niet aansprakelijk. Organisator adviseert exposant nadrukkelijk hiervoor de benodigde verzekeringen zelf af te sluiten.
Artikel 17 – Verzuim / ontbinding
Indien exposant niet behoorlijk of niet tijdig voldoet aan enige verplichting die voor hem uit de overeenkomst mocht voortvloeien, is hij zonder ingebrekestelling in verzuim en is organisator gerechtigd de uitvoering van de overeenkomst op te schorten totdat nakoming door exposant voldoende zeker is gesteld; en/of de overeenkomst gedeeltelijk of geheel te ontbinden zonder dat restitutie van bepaalde facturen plaatsvindt. In geval van (voorlopige) surséance van betaling, faillissement, stillegging of ontbinding van het bedrijf van exposant, zal de overeenkomst met exposant van rechtswege zijn ontbonden.
Artikel 18 – Partners op de stand
Exposant dient vooraf schriftelijk toestemming te vragen aan de organisator voor deelnemende partijen op de stand, waaronder partners en leveranciers. Dit geldt voor iedere partij die zichtbaar aanwezig is met logo of andere naamsvermelding en andere aanwezigheid in de meeste ruime zin van het woord. Organisator behoudt zich het recht voor om per partij te beoordelen of er toestemming wordt verleend. Dit zal vooraf schriftelijk kenbaar gemaakt worden. Indien door exposant voor deelnemende partijen vooraf geen toestemming is gevraagd aan de organisator, riskeert exposant dat deze partijen van de stand zullen worden verwijderd. Tevens riskeert de exposant een boete van € 1500,- per partij die niet is gemeld. Zonder schriftelijke toestemming van organisator is deelname van bij organisator onbekende derden überhaupt niet toegestaan.
Artikel 19 – Wijzigingen en aanvullingen
Wijzigingen en aanvullingen op enige bepalingen in een overeenkomst en/of voorwaarden gelden slechts indien zij schriftelijk door organisator zijn vastgelegd en hebben alleen betrekking op de desbetreffende overeenkomst.
Artikel 20 – Overdracht van rechten
Het is organisator te allen tijde toegestaan de uit de overeenkomst voortvloeiende rechten aan derden over te dragen. Exposant is hiertoe slechts gerechtigd na voorafgaande schriftelijke toestemming van organisator.
Artikel 21.1 – Uitvoering Vrije Bouw
Exposant draagt zorg voor de volledige opbouw en inrichting van de stand. Bij vrije bouw is een aaneengesloten wand grenzend aan het gangpad enkel toegestaan mits 50% van de gehele breedte van de wand open blijft, met een maximum van 4 meter lengte (afwijkingen uitsluitend na schriftelijke toestemming van de organisatie).
Truss(constructies) tot en met een hoogte van 4 meter dienen te allen tijde volledig ingepakt te worden met hard materiaal. Water en elektriciteit dienen te worden aangevraagd bij The Halal Village BV. Zij zullen de exposant rechtstreeks factureren.
Muziek / geluid (DJ’s, tape-muziek, live muzikant etc.) op de stand is NIET toegestaan.
Het volledige stand ontwerp (incl. eventueel product lanceringen, marketingacties) dient uiterlijk 20 maart 2024 ingediend te worden bij The Halal Village BV.
Artikel 21.2 – Uitvoering Uniforme Bouw
Exposant dient zelf zorg te dragen voor de inrichting van de stand. Uniforme standbouw is inclusief vloerbedekking, (scheidings)wand(en) (hoogte 2,4 meter), basisverlichting, Benodigd water en elektra/ wandcontactdoos dienen apart te worden aangevraagd en betaald.
Artikel 22 – Exposanten / Food exposanten
Het is voor géén enkele food exposant toegestaan om koude of warme dranken te verkopen. Indien organisatie dit toch constateert, zal exposant worden verwijderd van het festival.
Artikel 23 – Toepasselijk recht en bevoegde rechter
Op deze voorwaarden alsmede op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die ontstaan naar aanleiding van een overeenkomst of deze voorwaarden zullen, voor zover niet anders door de wet dwingend voorgeschreven, worden beslecht door de bevoegde rechter te Den Haag.